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19 Tipps für mehr Erkenntnisse bei Ihren Pitch-Terminen

Ihr 6. Tipp: Steuern Sie und legen Spielregeln fest
Ihr 6. Tipp: Steuern Sie und legen Spielregeln fest. Dann entscheiden Sie ausgewogener.

Ihr 6. Tipp: Steuern Sie und legen Sie Spielregeln fest

Es passiert häufiger als gedacht: Zum Pitch-Termin erscheinen plötzlich acht anstelle von drei eingeladenen Vertretern. Oder besonders wortgewaltige Verkäufer versuchen bewusst, den zeitlichen Rahmen zu sprengen. Schließlich bedeutet das weniger Zeit für nachfolgende Unternehmen. Umgekehrt kann es auch passieren, dass ein interner Vertreter plötzlich mal eben den Ablauf ändern will, da er einen wichtigen Folgetermin habe.

Solche Abweichungen stören massiv eine ausgewogene Entscheidungsfindung. 

  • Legen Sie daher im Vorfeld Spielregeln fest.
  • Kommunizieren Sie diese rechtzeitig vor dem Termin.
  • Holen Sie von allen Beteiligten (intern & extern) im Vorfeld eine Bestätigung ein.

Wenn es dann trotzdem Abweichungen gibt, sorgt ein guter (externer) Moderator für sanfte und zugleich wirksame Korrekturen. 

⇒ Steuern Sie den Termin. Legen Sie Spielregeln fest und profitieren Sie von einer ausgewogenen Entscheidungsfindung.

Ihr 7. Tipp: professionelle Moderation entlastet
Ihr 7. Tipp: professionelle Moderation entlastet Sie

Ihr 7. Tipp: Moderation entlastet

Bei Pitch-Terminen herrscht in der Regel eine große Anspannung. 

Das gilt sowohl für die präsentierenden Vertreter der bietenden Unternehmen als auch für das Auditorium des Fremdvergebenden.

Eine neutrale Moderation entlastet alle Teilnehmer. Sie sorgt für Entspannung und einen reibungslosen Ablauf. Vertreter des potenziellen Auftraggebers konzentrieren sich auf die entscheidenden Dinge: Passt der Dienstleister!

Nutzen Sie eine professionelle Moderation. Sorgen Sie für Ihre Entlastung. Dann ziehen Sie mehr Erkenntnisse aus dem Termin.

Ihr 8. Tipp: Rahmen setzen und emotional einführen
Ihr 8. Tipp: Rahmen setzen und emotional einführen

Ihr 8. Tipp: Setzen Sie einen Rahmen, führen Sie emotional ein!

Viele Pitch-Termine beginnen mit einer Mini-Vorstellungsrunde. Anschließend präsentiert der Dienstleister. Das ist gelernt. 

Probieren Sie stattdessen dieses Format:

Starten Sie mit einer emotionalen Rede.

  • Welche Ziele streben Sie an?
  • Warum brauchen Sie dafür einen Dienstleister?
  • Was wollen Sie gemeinsam erreichen?

Damit erreichen Sie drei Dinge:

1. Sie sorgen für eine Entspannung und positive Grundstimmung am Anfang.

2. Sie norden geschickt externe und interne Teilnehmer ein.

3. Sie fokussieren sich und Ihr Team auf das große Ganze anstelle von kleinen Details.

⇒ Setzten Sie einen Rahmen und führen Sie emotional ein. Sie steigern damit die Qualität Ihres Pitch-Termins.

Ihr 9. Tipp: Nur allgemeine Fragen für alle Anbieter.
Ihr 9. Tipp: Nur allgemeine Fragen für alle Anbieter.

Ihr 9. Tipp: Nur allgemeine Fragen für alle Anbieter

Unternehmen streben faire Vergabe-Entscheidungen an. Deswegen heißt es häufig: 

"Wir notieren alle Fragen und unsere Antworten und stellen diese allen Anbietern zur Verfügung."

Oder verschärft:

"Wir veranstalten eine offene Frage- und Antwort-Runde. Alle Anbieter erfahren so, was jeder wissen möchte und wie wir antworten. Das sorgt für maximale Transparenz."

Was bewirkt diese Vorgehensweise?

Anbieter unterlassen es, die kritischen Fragen zu stellen. Die Fragen, die eventuelle Schwachpunkte ausloten. Die Überlegungen, die auf innovative und ungewöhnliche Lösungen abzielen. Die Impulse, die die konkreten Mehrwerte der einzelnen Unternehmen im Vergleich darstellen.

Doch genau darum geht es in Pitch-Terminen. Manche Transparenz hilft einfach nicht.

⇒ Liefern Sie deswegen nur alle Fragen zum Verständnis Ihrer Aufgabenstellung sowie Ihre dazugehörigen Antworten. Wahren Sie die Mehrwerte, innovativen Lösungen und somit "Assets" der Bieter. Dann erhalten Sie mehr Erkenntnisse und wählen besser. 

Ihr 10. Tipp: Achten Sie auf ausreichend Pausen!
Ihr 10. Tipp: Achten Sie auf ausreichend Pausen!

Ihr 10. Tipp: Achten Sie auf ausreichend Pausen

Bei Pitch-Terminen versammeln sich häufig viele Personen, deren Zeit es effizient zu nutzen gilt. Nicht zu vergessen sind die damit verbundenen Kosten.

Aus diesem Grund passiert es mitunter, dass die Organisatoren möglichst viel in den Tag packen wollen. 4 Präsentationen à 2 Stunden stehen schnell auf einer Agenda.

  • Motto: "Viel bringt viel."

Besser wäre es, nur 3 Präsentationen anzusetzen und dazwischen ausreichend Raum für Pausen zu lassen. Schließlich sinkt die Konzentration der Zuhörerschaft mit jeder Runde.

Das erhöht die Qualität der Entscheidungsfindung ungemein. Außerdem nehmen Sie auf die biologischen Bedürfnisse besser Rücksicht. 

⇒ Sorgen Sie für ausreichend Pausen (mind. 15 Minuten ohne Puffer für Überziehungen) zwischen den Pitches.

Ihr 11. Tipp: Sorgen Sie für Abwechslung
Ihr 11. Tipp: Sorgen Sie für Abwechslung.

Ihr 11. Tipp: Sorgen Sie für Abwechslung

Häufig finden Anbieter-Präsentation verteilt über mehrere Tage statt. Für interne Teilnehmer ergibt sich damit eine große Herausforderung. Wie halten Sie die Konzentration und Spannung hoch? 

Um Termine vergleichbar zu gestalten und keinen Bieter zu bevorzugen, laufen Pitch-Termine häufig nach einem festen Raster ab.

  • Behalten Sie das Raster bei.
  • Sorgen Sie jedoch für Abwechslung in Form der Moderation. 
  • Nutzen Sie unterschiedliche Anekdoten und Übergänge.

So sorgen Sie dafür, dass

1. Sie werthaltigere Urteile erhalten, weil Teilnehmer richtig zuhören. 

2. Sie die Verlockung, mal eben parallel E-Mails zu checken oder zu chatten, reduzieren, weil Bekanntes wiederholt wird.

3. Sie sich nebenbei besser unterhalten fühlen.

⇒ Sorgen Sie bei mehreren Pitch-Terminen für Abwechslung. Sie erzielen damit bessere Resultate.