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Was sollten Sie rund um Auftragsdatenverarbeitung rechtlich wissen?

Was ist überhaupt eine Auftragsdatenverarbeitung (ADV)?

Unternehmen gliedern häufig bestimmte Tätigkeiten aus, die dann von anderen Unternehmen wahrgenommen werden. Regelmäßig ist dies mit der Weitergabe von Daten verbunden. Wenn z. B. die Lohnbuchhaltung extern erledigt wird, Kundenkommunikation durch ein Call-Center abgearbeitet wird oder aber auch externe Datenspeicherungs- oder -verarbeitungsmedien genutzt werden, liegt eine Auftragsdatenverarbeitung vor.  

Was ist bei einer ADV zwingend zu beachten?

  • die Beauftragung muss schriftlich erfolgen;
  • es müssen bestimmte technische und organisatorische Maßnahmen beim Auftragnehmer getroffen, bzw. vereinbart werden;
  • der Auftraggeber bleibt für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich;
  • es müssen Kontrollrechte geregelt werden;
  • der Zweck und der Umfang der Datennutzung muss genau definiert werden.

In der schriftlichen Vereinbarung wird insgesamt eine Vielzahl von einzelnen Aspekten geregelt. § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) führt diese im Einzelnen auf.  

Welche Vorteile bietet eine ADV?

Die Vorteile der ADV liegen auf der Hand. Wie bei jedem Outsourcing geht es um Kostenersparnis bzw. bessere Ausnutzung von Ressourcen. Da es häufig um projektbezogene Aufträge geht, kann man so auch arbeitsrechtliche Zwänge umgehen.

Welche Risiken bestehen bei einer ADV?

Eine solche ADV birgt für den Auftraggeber im Zusammenhang mit der Einhaltung des Datenschutzes erhebliche Risiken. Nicht nur können bei Verstößen empfindliche Bußgeldzahlungen drohen, es sind daneben auch erhebliche Schadenersatzforderungen möglich. Denn auch wenn der Auftraggeber tatsächlich die Datenverwendung nicht direkt beeinflussen kann, bleibt er verantwortlich. Allerdings ist nicht jede Beauftragung, bei der personenbezogene Daten übermittelt werden, eine ADV. Die Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Geltendmachung von Ansprüchen oder die Erstellung der Jahresabschlüsse durch einen Steuerberater sind beispielsweise regelmäßig keine ADV. Da die Unterscheidung im Einzelfall schwierig sein kann, es aber um die Vermeidung von Haftungsrisiken geht, sollte im Zweifel ein Fachmann zur Beratung hinzugezogen werden.

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Über Thomas Kreutzfeld:

Unser Seminarleiter ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Verwaltungsrecht. Der Osnabrücker berät und vertritt Unternehmen in allen relevanten öffentlich-rechtlichen und vertragsrechtlichen Fragestellungen. Er besitzt einen Lehrauftrag an der Nds. Hochschule für Verwaltung und hält regelmäßig Seminare. Außerdem ist er externer Datenschutzbeauftragter verschiedener Unternehmen.