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Den Fall des Falles vordenken und beginnen abzusichern

Im vierten Teil unserer Serie behandeln wir das wichtige Thema Notfallmanagement. Was tun, wenn es nicht läuft?

Natürlich erwarten alle beteiligten Personen, dass ein fremdvergebener Service immer läuft und zur Verfügung steht. Epidemien, Streiks, Unfälle, technische Ausfälle oder Betriebsversammlungen sind nur einige Stichworte, warum es möglicherweise einmal nicht läuft.

Das Notfallmanagement verfügt in jeder guten Ausschreibung über einen festen Platz. Planen und denken Sie diesbezüglich voraus.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine.

Als spezialisierte Unternehmensberatung weiß eisq, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt. Deswegen verfügen wir über einen besonders reichhaltigen Erfahrungsschatz.

Sie als Leserin und Leser Ihres Beratungsbriefes partizipieren kostenfrei.

Ziehen Sie die Essenz aus hunderten von Ausschreibungen national wie international.  

Deshalb betrifft Sie das Thema besonders

1.) Die fremdvergebene Dienstleistung repräsentiert einen Teil Ihres Unternehmens.

Überlegen Sie daher im Sinne Ihrer Kunden und Geschäftspartner, wie Sie mögliche Ausfallzeiten von vornherein minimieren und managen.

2.) Regeln Sie die Kosten einer Störung im Vorfeld, um keine Zeit für Diskussionen zu verschwenden.

Angenommen, die Datenverbindung aus Ihrem Haus zum Dienstleister steht still. Wer bezahlt die Personalkosten für Mitarbeiter, die nicht arbeiten können?

Solche und ähnliche Fragen stellen sich im Ernstfall. Regeln Sie diese Positionen gleich im Rahmen der Ausschreibung. Hier spielen Sie auch Ihre Verhandlungsposition voll aus.

3.) Das Notfallmanagement gehört zu den Aufgaben einer jeden Kapitalgesellschaft.

Auch der Gesetzgeber verlangt von jeder Kapitalgesellschaft, ausreichend Risikovorsorge und Notfallmanagement zu betreiben. Das betrifft explizit auch Auslagerungen.

Folgende Themen sollten Sie mindestens aufnehmen

Gemeinsamer Business Contingency Plan (BCP):

Sehen Sie vor, spätestens direkt in der Ramp-up-Phase einen Business Contingency Plan für die gemeinsame Dienstleistung zu entwickeln und zu verabschieden.

  • Wer macht was?
  • Wer informiert wen?
  • Wann tritt ein Business Contingency Fall ein?
  • ...

Vergütung im Fall des Falles:

Sehen Sie die Vergütung aktiv vor.

  • Was kostet eine Arbeitsstunde?
  • Wer entscheidet über den Einsatz von Ressourcen und dergleichen.

Kontrolle und Überarbeitung des BCP:

Bestimmen Sie auch die Folgekosten, die operativ entstehen. Das hilft auch Ihnen, den besten Preis zu erhalten.

  • Wie häufig soll der BCP überarbeitet werden?
  • Wer kontrolliert?

Und... BCP-Konzepte des Anbieters:

Natürlich fragen Sie auch nach dem BCP des Anbieters selbst. Sie geben einen wichtigen Indikator zur Eignung des Partners.

Hinweis: Bedenken Sie bitte stets, dass Sie neben der Absicherung und des Betriebsaufrechterhaltungsplans (so die deutsche Bezeichnung) des Lieferanten auch einen Plan für die gemeinsame Dienstleistung brauchen.

Schließlich fällt möglicherweise auch bei Ihnen oder in Ihrem Umfeld etwas aus.