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Folge 2 von 6 - Ihre fundierte Spezifikation

Sie profitieren von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele)Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.

eisq ist Ihre spezialisierte Unternehmensberatung. Wie Sie Dienstleister effektiver steuern und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielen, ist unser Geschäft.

Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.

Das Herzstück Ihrer Ausschreibung - Ihre Spezifikation!

Sie bildet das Herstück Ihrer Ausschreibung - Ihre Spezifikation.

Wie Sie wissen, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Ihre Spezifikation bildet das Herzstück. 

Darin steht, welche Leistung Sie konkret suchen.

Tipp: Schauen Sie sich Ihre Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt Ihre Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein? 

Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!

Warum ist das so?

1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in Ihrem Unternehmen. 

Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke. 

2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.

Wenn Sie bei Ihrer Prüfung feststellen, dass Ihre Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, finden Sie unten praktische Tipps. Die zeigen Ihnen, wie Sie fundiert beschreiben, was Sie wie, wann, wozu getan wissen wollen.

Ihr gutes Gefühl: Sie befinden sich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.

Ihr direkter Nutzen:

  • Je präziser Sie beschreiben, was Sie benötigen und erwarten, desto wahrscheinlicher werden Ihre Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen.
  • Sie erhalten mehr Leistung für Ihr Budget, weil Sie weniger Abweichungen später korrigieren. Six Sigma lehrt uns: Abweichungen bedeuten Verschwendung.

So spezifizieren Sie fundiert, damit Sie mehr Gegenwert für Ihr Budget erhalten!

So prüfen Sie ganz leicht, ob Ihre Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.

Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.

Beispiele lauten:

  • Was soll ein Dienstleister tun?
  • Wie soll er es vollbringen?
  • Wozu soll er es machen?
  • Welche Anforderungen stellen Sie an die Zusammenarbeit?
  • Wer soll konkret was tun?
  • Was für Rollen sehen Sie vor?
  • Wann möchten Sie worüber informiert werden?
  • Wo soll Ihr Dienstleister was machen?

Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass Sie mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholen und zu Papier bringen. Sie reichern Ihre Spezifikationschlagartig ungemein an.

Ihre praktischen Nutzen:

  • Durch Ihre präzise Formulierungen vermag ein Anbieter besser zu kalkulieren. Das bedeutet für Sie: bessere Preise.
  • Durch die umfassende Beschreibung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine umfassende und perfekte Dienstleistung erhalten. Sie bekommen mehr Gegenwert für Ihr Budget.
  • Wenn Sie so Ihre Erwartungen umfassend kommunizieren, werden diese von Ihrem potenziellen Dienstleister wahrscheinlicher (über-)erfüllt.

Die Kür bringt Unterlage voran! Wann erachten Sie etwas als richtig gut gemacht?

In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?

Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:

1.) Wie weiß Ihr Dienstleister, wann Sie eine Leistung als jeweils wie gut erachten?

2)  Woher weiß Ihr Dienstleister, wie Sie die Güte der Leistungserbringung messen und erkennt er Ihre Messergebnisse an?

3.) Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister die Antworten der ersten beiden Fragen kennt und akzeptiert?

Tipp:Beschreiben Sie in Ihrer Spezifikation auch diese Punkte - sprich Ihr Messsystem:

  • Wie definieren Sie die Leistungsgüte in den möglichen Ausprägungen.
  • Wie messen Sie? (Wenn Sie beispielsweise verdeckte Tests und Stichprobenkontrollen durchführen, hilft es, wenn beide Seiten die Spielregeln dazu kennen.) 
  • Wann messen Sie wie oft? (Wenn Sie beispielsweise einmal im Jahr die Kundenzufriedenheit messen, sollte das als Bedingung für beide Seite transparent sein.)

Die unterschiedliche Auslegung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.

Betrachten Sie den hier geschilderten Aspekt "Messsystem" gerne als Kür Ihrer Spezifikation - als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage. 

Ihre 3 direkten Nutzen:

  • Indem Sie Ihr Messsystem zur Ausschreibungsbedingung machen, minimieren Sie Reibungsverluste.
  • Indem Sie Ihre Beurteilung transparent machen, erhöhen Sie die Kalkulierbarkeit Ihrer Aufgabe und erhalten bessere Preise.
  • Indem Sie Ihr Verständnis von Güte mit den Anbietern harmonisieren, desto leichter steuern Sie später.

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