3 von 21 Tipps: Rechnungsprüfung

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Praktischer Service von e‌i‌s‌q

Keine Zeit, selbst die Rechnungen zu prüfen?

Nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q zum Festpreis.

Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.

So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.

Nachrechnen lohnt

Ihr 1. von 21 Tipps: Wurden die Werte korrekt addiert?

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services erhalten oft Rechnungsbücher. Monat für Monat. Auf vielen, vielen Seiten stehen Terminlisten, Stundennachweise, IT-Positionen oder ähnliches. Manipulationssichere Rechnungen liegen entweder als Papier oder als PDF/A vor.

Das hält sehr häufig Auftraggeber davon ab, alle ausgewiesenen Werte mathematisch zu überprüfen. Sprich: Wurden die Werte korrekt addiert? Kontrollen, die die Berater von e‌i‌s‌q für Klienten durchführen, zeigen:

• Fehler in den Additionen auf 10 Seiten und mehr Leistungsnachweisen stellen eher die Regel als die Ausnahme dar.
• Die Fehler fallen größtenteils zulasten der Auftraggeber aus.
• Zeitnachweise erweisen sich als besonders anfällig.

Bevor Sie beginnen, manuell alles nachzurechnen, finden Sie hier drei praktische Kniffe:

• Papierrechnungen scannen Sie am besten ein. Moderne Büroscanner verfügen fast immer über eine OCR-Software. OCR steht für ‚Optical Character Recognition“ und bedeutet auf Deutsch „Optische Zeichenerkennung“. Damit erhalten Sie Werte, welche Sie mithilfe von Excel überprüfen können.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Datei korrekt zu verformeln.

• Fordern Sie zu der Rechnung parallel die Leistungsnachweise z. B. direkt in Excel an. So fällt das Prüfen am leichtesten. Leider liefern nur wenige Outsourcing-Service-Anbieter diese Transparenz.

Kontrollieren Sie die Formen und die Zellbezüge akribisch.

• PDF-Rechnungen lassen sich beispielsweise mit den kostenpflichtigen Produkten aus dem Hause Adobe sehr gut in Excel exportieren. Wirklich funktionierende kostenfreie Softwareprodukte sind uns leider nicht bekannt. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Formeln richtig einzugeben.
• Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.

Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.

Wer weiß wie lange Krokodile leben? Genau so wie kurze.

Humoriges für zwischendurch

Zwei Ostfriesen gehen in einen Schuhladen und fragen nach Krokodillederschuhen.

Die Halbschuhe kosten 900 Euro und die Stiefelletten 1400 Euro. Da das zu teuer ist, beschließen sie, selbst an den Nil zu fahren und ein Krokodil zu schießen.

Gesagt, getan: Sie stehen im Nil und schießen ein Krokodil nach dem anderen.

Nach dem 15. Kroko, das sie auf den Uferstreifen werfen, sagt der eine zum anderen: "Also eins knall’ ich noch ab, aber wenn das auch keine Schuhe an hat, dann fahr' ich wieder nach Hause!"

Forsten Sie Rechnungen akribisch durch. Es lohnt

Ihr 2. von 21 Tipps: Handelt es sich um abrechenbare Leistungen?

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut.

Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die Ihr Partner fälschlich ansetzt.

Beispiele, die die Berater von e‌i‌s‌q in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:

• Positionen wie Faktura, Reisekostenabrechnung, Angebotserstellung oder Urlaubsplanung bei Projektleitern tauchen immer wieder auf. Dabei handelt es sich - Ausnahmen bestätigen die Regel - um innerbetriebliche Arbeiten, für die ein Auftraggeber nicht extra bezahlt.
• Bei Call-Center-Agenten identifizierten unsere Berater Positionen für interne Gesprächsminuten, Hygieneschulungen (im Zeitalter von Corona brandaktuell) oder Einstellungstestgespräche.

Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor Sie dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennen, lohnt ein kritischer Check.

Dabei identifizieren Sie drei Arten.

• Nicht abrechenbare Leistungen -> Diese weisen Sie zurück.
• Diskutable Leistungen - > Hinterfragen Sie die Positionen.

Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde ‚Kundenakte‘ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von e‌i‌s‌q fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.

• Unstrittig abrechenbare Leistungen -> Für die Positionen bezahlen Sie wirklich

• Forsten Sie die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch. Damit verhindern Sie, dass Sie Leistungen anerkennen, die gar nicht existieren. Außerdem vermeiden Sie, dass Ihr Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf Ihre Kosten löst - siehe Praxisfall.

Die Hilfe durch die Spezialisten von e‌i‌s‌q bezahlt sich in den uns bekannten Projekten von selbst. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an Ihre Dienstleister.

Was verbrigt sich hinter den Zahlen? Den Blick auf das Wesentliche schärfen

Ihr 3. von 21 Tipps: Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?

Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing-, Partner- oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die e‌i‌s‌q vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Backoffice, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo der Hase im Pfeffer liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt bindet der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deswegen stellen Sie sich selbstkritisch die Frage: Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?

• Wägen Sie ab, wie viel und detailliert Sie Informationen benötigen.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Rechnungspositionen mit Ihrem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
• Diskutieren Sie mit Ihrer Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

Damit verhindern Sie, dass Sie Ihre Kapazität und die Ihres Partners statt auf die Rechnung auf das Steuern fokussieren.

Ihre Profis von e‌i‌s‌q helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie mehr Resultate.