Die nächsten 3 Tipps taufrisch: Rechnungsprüfung

IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.

Dienstleistersteuerer, Vendor Manager oder Outsourcing-Koordinatoren, wie Service Partner Manager auch firmieren, wissen, worum es geht. Tauchen IT-Leistungen auf der Rechnung zusammen mit dem Leistungsnachweis auf, ist das Prüfen oft sehr schwer bis unmöglich.

Vielschichtige Ursachen sorgen für Intransparenz par excellence.

• Verschiedene Ticketnummern/Bezeichnungen und (scheinbar?) abweichende Themen verhindern effektive Kontrollen.

Beispiel: Ein Auftraggeber meldet an seinen IT-Dienstleister das Anlegen eines neuen Benutzers. In der Rechnung taucht entweder eine Ticketnummer (erhalten beim Melden „neuer Benutzer“) oder der Vorgang „neuer Benutzer anlegen“ auf. Fünf Zeilen später taucht der Vorgang „Mail-Problem beheben“ oder eine neue Ticketnummer auf. Bezieht sich „Mail-Problem beheben“ auf den Vorgang, der eigentlich durch „neuer Benutzer“ schon abgegolten wurde, jedoch nicht korrekt stattfand? Oder stellt „Mail-Problem beheben“ ein neues Thema dar?

Jeder, der so eine Rechnung samt Leistungsnachweis prüft, steht vor dem gleichen Dilemma. Faktisch fällt ein Check flach.

• Fragmentiertes Bearbeiten sorgt für ein Informationsloch.

Beispiel: Dienstleister A kümmert sich um eine Umstellung. Mitarbeiter 1 von Dienstleister A benötigt die Zuarbeit von Dienstleister B. Mitarbeiter 2 von Dienstleister B liefert Daten an Mitarbeiter 3 von Dienstleister A. Der spielt den Ball wiederum zu Mitarbeiter 4 bei Dienstleister A. Beim Testen durch den Auftraggeber fällt auf, … das Spiel beginnt von Neuem bei Mitarbeiter 1. Einzelvorgänge tauchen auf unterschiedlichen Nachweisen und meist auch in verschiedenen Monaten auf. Wer diese Daten noch übereinanderlegen und wirksam kontrollieren will, sieht sich schnell einer Sisyphusarbeit gegenüber.

• Leistungsnachweisefür unterschiedliche Qualifikationen/Vergütungssätze sorgen für ungewollte Anreize.

Schlaue Idee. Auf den ersten Blick. Nicht jede IT-Aufgabe benötigt teure Top-Spezialisten. Deswegen führen viele Auftraggeber und -nehmer unterschiedliche Vergütungssätze je nach Qualifikation. In der Praxis führt das zu einem ungewollten Anreiz bei vielen Dienstleistern: Fortan versuchen diese, bei möglichst vielen Aufgaben Teilbereiche für teurere Spezialisten zu identifizieren. Folge: Fragmentiertes Bearbeiten, siehe vorne, unterschiedliche Ticketnummern/Bezeichnungen, siehe vorne, und mittelfristig sehr häufig höhere Kosten.

Diese Fragen raten wir Ihnen sich zu stellen:

• Wie setzen sich die Werte zusammen? Stimmen sie mit Ihrem Auftrag überein? Bauen Sie beispielsweise in Excel die Aktivitäten nach Ihren beauftragten Themen wieder zusammen.
• Wer besitzt den längeren Atem? Bitten Sie bei allen unklarenTicketnummern/Bezeichnungen um eine Erklärung. Praxisfall: Auf dem Leistungsnachweis eines Dienstleisters stand für ein Datum „Vorgang: 2200362“, „Dauer: 40 Minuten“ und Bearbeiterkürzel. Wissen Sie, was damit gemeint ist? In der beauftragenden Firma rätselten die Spezialisten: „Vielleicht ein Fehlercode oder eine unvollständige Gerätenummer?“ Beim ersten Durchlauf reagierte der Client Manager des Auftragnehmers noch unwirsch auf die Rückfragen seines Auftraggebers. Nach vier Monaten wiesen alle Leistungsnachweise verständlichere Beschreibungen der Tätigkeiten auf.
• Wie vereinfachen Sie für sich den Prozess „Rechnung“ und erleichtern sich gleichzeitig die Kontrolle? Meist führt ein Modifizieren zu einer Arbeitserleichterung auf beiden Seiten. Vor allem: Nehmen Sie nur korrekt erbrachte Leistungen ab! Wenn drei Vorgänge aufeinander aufbauen, zahlen Sie sonst auch für Fehler und Auslassungen.

Nutzen Sie die Expertise von eisq. Zahlen Sie nicht zu viel, sondern erleichtern Sie sich die Arbeit.

Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.

In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:

• Lizenzen – dreimal ist zweimal zu viel: Sprachaufzeichnung, SAP, Videokonferenz: Immer mehr Software-Hersteller verrechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren. Diese geben Dienstleister gerne an Ihre Auftraggeber weiter. So weit, so gut. Splitten Outsourcing Service Provider, die mit einem Team für den Auftraggeber mit drei verschiedenen Kostenstellen arbeiten, auf, heißt es aufpassen. Drei Kostenstellen bedeuten nämlich keineswegs, das usergebundene Lizenzen dreimal anfallen. Das wäre zweimal zu viel.
• Projektmanagement– der fleißige Herr M.: Solche Fälle erleben die Berater von eisq häufiger. Ein Klient nutzte einen Logistik-Dienstleister für fünf Geschäftsbereiche. Herr M. arbeitet als Projektmanager beim Dienstleister. Jeder Geschäftsbereich erhält sauber aufgeschlüsselt alle Sendungen pro Monat einzeln in seiner Rechnung. Dazu fallen Stunden im Projektmanagement von Herrn M. an. Als eisq die Leistungsnachweise von Herrn M. zusammenzählte, rieben wir uns verwundert die Augen: 112 Stunden pro Woche arbeitete Herr M. laut Nachweisen  Nur für den Auftraggeber. An Meetings nahm Herr M. lt. Rechnungen mehrfach gleichzeitig teil. Fleißig! Oder sehen Sie da auch Ungereimtheiten?

Damit Sie oder Ihr Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:

1. Gleichen Sie die Rechnungen mit anderen beauftragenden Geschäftsbereichen regelmäßig ab. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit.
2. Prüfen Sie insbesondere, ob Ihr Dienstleister die Leistungen korrekt und vertragskonform aufteilt.
3. Es hilft sehr, wenn Sie an einer Stelle im strategischen Dienstleistermanagement alle Informationen und Rechnungen zum Dienstleister bündeln.

⇒ Prüfen Sie die Rechnungen! Damit bleiben Sie näher an Ihrem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.

Alternativ profitieren Sie von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

Wussten Sie schon?

Ab 25.000 Euro Rechnungsvolumen steht Ihnen auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Der Jahresplan steht. Die Schritte liegen als klar verteilte Aufgabenpakete vor. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, passen an der Stelle besonders auf.

Bei Rechnungsprüfungen findet eisq Stolperfallen folgender Art:

• Soll und Ist weichen meilenweit voneinander ab: Ein Auftragnehmer vereinbart, durchschnittlich 1.000 Vorgänge im Monat abzuarbeiten. Anfangs etwas weniger, Hochlaufphase, später etwas mehr (Routinebetrieb). In den ersten sechs Monaten erreicht der Auftragnehmer einmal 870 Stück im Monat. Sonst schwanken die Werte um 800. Im Sommermonat Juli – Urlaubssaison – erreicht er gar nur 640 Stück. Wie realistisch ist es, dass der Dienstleister neben den monatlich 1.000 Stück (Soll), das Delta von 1.400 Stück zusätzlich in den ausbleibenden fünf Monaten schafft? Ziemlich unrealistisch.
• Budgets fehlen: Das prognostizierte Volumen trifft nicht zu. Der Outsourcing-Bedarf steigt. Das dafür reservierte Budget wird nicht ausreichen. Wie wahrscheinlich wird ein Dienstleister dauerhaft mehr leisten und dafür gleich viel/also in Relation weniger erhalten? Wohl wenig.
• Die Tätigkeit passt nicht mehr zum ursprünglich vereinbarten Auftrag: Auch das passiert. Ein eCommerce-Unternehmen engagierte eine Marketingagentur für das Betreuen der Social-Media-Seiten. Für einen festen Betrag pro Monat sollte sich die Agentur um vier Auftritte kümmern. Ein Jahr später existieren nur mehr zwei Social-Media-Accounts. Dafür versendet die Marketingagentur plötzlich tausende von Produktproben Monat für Monat. Vermuten Sie auch, dass das Geld möglicherweise nicht mehr richtig wertschöpfend eingesetzt wird?

Damit Sie souverän vergleichbare Situation umschiffen, finden Sie hier zwei praktische Ansätze:

1. Planen und steuern Sie Ihr Outsourcing auch taktisch. Das heißt: Aktualisieren Sie fortlaufend. eisq empfiehlt, einmal pro Tertial Ihre mittelfristigen Outsourcing-Aktivitäten abzugleichen.
2. Nutzen Sie die Chance einer neutralen Experteneinschätzung von außen. Da sieht man bekanntlich mehr.

Profitieren Sie vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.