Ihre neue Serie: Wie Sie in nur 3 Schritten den richtigen Dienstleister finden
Diese vier Fragen helfen Ihnen dabei die richtige Entscheidung zu treffen.
Ihre neue Serie begleitet Sie praktisch
Für Sie beginnen wir eine neue Serie. Sie erfahen bis Weihnachten, wie Sie in drei Schritten erfolgreich den richtigen Dienstleister finden und auswählen. Wir begleiten Sie durch Ihren Prozess.
Im ersten Schritt sparen Sie ggf. viel Geld. Diese Fragen helfen Ihnen bei Ihrer Entscheidung. Finden Sie in Ihrem ersten Schritt heraus, ob sich eine Auslagerung für Sie lohnt und legen Sie wichtige Rahmenbedingungen fest.
Ihr erster Schritt: Wichtige Fragen vorab beantworten
Diese vier Fragen helfen Ihnen dabei die richtige Entscheidung zu treffen.
Wozu benötigen Sie einen Dienstleister?
Mit dieser Frage startet Ihr Prozess. Wahrscheinlich wenden Sie als Leserin oder Leser ein: Aus meiner Sicht beginnt der Prozess mit der Make-or-buy-Frage. Da geben wir Ihnen völlig recht.
Folgende vier Überlegungen helfen Ihnen, eine Entscheidung zu treffen.
1. Handelt es sich bei der von Ihnen gesuchten externen Unterstützung um Ihr Kerngeschäft?
Wenn es Ihr Kerngeschäft bleiben soll, behalten Sie es im Haus.
2. Vermögen Sie es, die gesuchte Aufgabe möglichst präzise zu definieren und zu beschreiben?
Wenn Sie genau wissen, was Sie wollen, steigert es die Wahrscheinlichkeit zu bekommen, was Sie brauchen. Sonst holen Sie sich lieber Rat von Experten oder nehmen vom Auslagern Abstand.
3. Liegt ein zu hohes, ggf. existenzgefährdendes Risiko einer unkontrollierten Prozesskette vor?
Vergeben Sie nur fremd, wenn Sie die Risiken steuern können. Dann begibt sich Ihr Unternehmen nicht in eine kritische Abhängigkeit.
4. Erwarten Sie einen höheren Effizienzgewinn im Gegensatz zu den Transaktionskosten für das Fremdvergeben an sich?
Outsourcing um seiner selbst willen lohnt wenig.
Sie sehen, mit diesen vier Gedanken strukturieren Sie schneller und leichter Ihre Make-or-buy-Entscheidung.
⇒ Unser Tipp für Sie: Sie sparen ggf. sehr viel Geld (für den Fall, später eine Entscheidung zurückzunehmen), wenn Sie sich für die hier angeregten Gedanken ausreichend Zeit nehmen.
Wie arbeiten Sie mit Ihrem/n Dienstleister/n zusammen?
Hinter diesen scheinbar trivialen Frage verbergen sich mehrere Dimensionen. Denken Sie dabei an folgende Aspekte:
1. Wie viel Freiraum und wie viel Verantwortung übertragen Sie Ihrem neuen Dienstleister?
Davon hängt unter anderem ab, wie Sie vergüten. Bezahlen Sie nach Zeiteinheiten wie Agentenstunden oder Personentage, legen Sie als Auftraggeber fest, wer was wann wie macht. Sie geben vergleichsweise wenig Freiraum und verfügen über maximal viel Einfluss. Vergüten Sie hingegen nach Vorgängen, Ergebnissen, Verkäufern und dergleichen, nutzen Sie mehr Managementkapazität Ihres Auftragnehmers. Ganz zu schweigen, wenn Sie pro Kunde oder nach Pauschalen abrechnen. Dann erwarten Sie maximalen Input auf Seiten Ihres Lieferanten.
2. Wie viele Ressourcen im Sinne von Kapazität und Know-how stehen Ihnen für das Steuern zur Verfügung?
Wenn Sie vorab festlegen, wie Sie die spätere Zusammenarbeit anhand Ihrer Gegebenheiten ausrichten, suchen Sie gezielter und sparen dadurch Zeit und Geld.
3. Wie viel Flexibilität erwarten Sie?
Wenn Sie viel Flexibitlität im Sinne von schwankendem Volumen, sich rasch entwickelnden Prozessen oder sich verändernden Inhalten verlangen, scheiden von Anfang an bestimme Formen der Zusammenarbeit aus. Der beste Preis besteht dann nicht in den niedrigsten Kosten, die ein Dienstleister unter dem Aspekt eine optimalen Auslastung kalkuliert. Diese optimale Auslastung schließen Sie bei hoher Flexibilität aus.
⇒ Unser Tipp für Sie: Sie erreichen mehr und entfalten das volle Potenzial einer Fremdvergabe, indem Sie sich vorab intensiv über das 'Wie' den Kopf zerbrechen. Als erfahrene Unternehmensberatung führen wir Sie durch die Fragestellungen.
Bis wann streben Sie welche Ziele an?
Unternehmen nutzen Dienstleister, um bestimmte Ziele zu erreichen. Allzu oft stellen wir in Ausschreibungen fest, dass Auftraggeber zwar sehr klar den Zeitpunkt der Betriebsaufnahme benennen, bei allen anderen Punkten jedoch schwammig bleiben.
Dabei repräsentieren gerade diese anderen Punkte extrem wichtige Leitplanken für ein erfolgreiches Outsourcing und eine gute Auswahl. Ihnen liefern wir dazu drei Impulse.
1. Bis wann fordern Sie Markt- oder Kostenziele ein?
Unterteilen Sie dabei in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Aspekte. Wenn Sie später ausschreiben, nützen Ihnen und den potenziellen Anbietern diese Überlegungen ungemein. Sie liefern damit Sicherheit und Konkretheit.Unter Umständen stellen Sie anhand dieser Fragestellung fest, dass Ihre Ziele überambitioniert oder unrealistisch ausfallen. Das liefert Ihnen die Chance, nachzusteuern.
2. Wann stehen Ihnen welche Ressourcen für die Suche und Auswahl zur Verfügung?
Wenn Sie Gewissheit über Ihre eigenen Ressourcen haben, führen Sie eine Suche leichter durch. Was bedeutet 'Ressourcen' in dem Zusammenhang? Denken Sie an Ansprechpartner und deren Verfügbarkeit in verschiedenen Unternehmenseinheiten. Das umfasst häufig Einkauf, IT, Recht, Vertrieb, Marketing, und, und, und. eisq erlebte es mehr als einmal, dass sich Ausschreibungen verzögern, weil schlicht Ansprechpartner bei Auftraggebern fehlen oder nicht eingeplant waren.
3. Wann ändern sich wesentliche Parameter Ihres Marktes, respektive für Ihr Geschäft?
Denken Sie an aktuelle Beispiele die Payment Services Directive II, besser bekannt unter PSD2 oder die Datenschutzgrundverordung, kurz DSGVO. Solche Veränderungen erfordern von Unternehmen viele Anstrengungen. Wer um diese Termine weiß, plant eine Suche und Auswahl eines Dienstleisters schlauer und vorausschauender.
⇒ Unser Tipp für Sie: Sie erreichen Ihre Ziele schneller und sicherer, wenn Sie vorab planen.
Profitieren Sie von unserer Expertise
Wussten Sie, dass sechs von zehn Outsourcing-Projekten scheitern? Bernhard Gandolf erläutert, was Unternehmen bei der Auslagerung von Aufgaben beachten müssen. Zwei nützliche Artikel zu diesem Thema finden Sie in Ihrem Service des Monats. Jetzt kostenfrei lesen.
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