Ihr 1. Tipp
Überlegen und stimmen Sie vorher ab, was Sie wollen!
Der wichtige Pitch-Termin findet endlich statt. Basierend auf Ihren Briefing-Vorgaben präsentieren Anbieter Firmen und Lösungen.
Dann passiert plötzlich vielleicht das: Die Vertreter des potenziellen Auftraggebers stellen plötzlich die Aufgabenstellung infrage.
"Wie wäre es, wenn wir das so oder so machen?" oder "Brauchen wir wirklich ...?" lauten vielleicht Formulierungen.
...oder das:
Anbieter erkennen, dass nicht alle Vertreter des Einladenden an einem Strang ziehen. Möglicherweise herrscht Unsicherheit.
In jedem der beiden Fälle entwickelt sich die Präsentation in eine ganz andere Richtung.
- Der Pitch wird schlechter oder gar nicht mehr vergleichbar.
- Der Sinn und Zweck des Auswahlverfahrens "Pitch-Termin" leidet.
Häufig versuchen Unternehmen dann mit einem zweiten oder gar dritten sogenannten Rebriefing noch Herr des Verfahrens zu bleiben. In neun von zehn Fällen steigen die Kosten für alle Beteiligten damit sprunghaft an. Verzögerungen gehören meist fest dazu.
Mitunter fallen seitens verantwortlicher Personen dann Sätze wie: "Gut, dass wir das jetzt erfahren haben. Das nützt uns sehr". Damit rechtfertigen die Akteure ihr schlechtes Gewissen. Denn eigentlich geben potenzielle Auftraggeber in beiden Fällen zu, im Vorfeld eben nicht hinreichend überlegt zu haben, was man eigentlich will.
Investieren Sie lieber vorher etwas mehr Zeit, sich darüber klar zu werden, was Sie wollen. Es spart Ihnen Zeit und Geld.
Ihr 2. Tipp
Gute Gastgeber profitieren!
Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Pitch-Termine durchführt, spricht sich schnell bei potenziellen Dienstleistern herum.
Je nachdem, ob Sie potenzielle Partner im fensterlosen Kellerbüro oder in der schicken Lounge bei leckeren Häppchen begrüßen, steuern Sie Ihre Ergebnisse.
Wer seine Gäste zuvorkommend empfängt, erhält in der Regel das ggf. entscheidende Quantum mehr an
- Informationen,
- Engagement,
- Aufmerksamkeit und
- Flexibilität (auch beim Preis!)
Das refinanziert 25 € Kosten für ein Catering je Teilnehmer binnen Minuten.
Seien Sie ein guter Gastgeber. Behandeln Sie Ihre Teilnehmer zuvorkommend. Rollen Sie den roten Teppich aus und profitieren Sie. Sie bekommen mehr an Ergebnis zurück.
Ihr 3. Tipp
Pünktlich punktet
"Hallo, ich musste noch eben schnell ein wichtiges Telefonat führen. Lassen Sie uns anfangen."
So einen Start in eine Besprechung kennt jeder.
Der Sprecher gibt damit allen anderen zu verstehen: "Meine Zeit ist wichtiger als die der anderen Personen im Raum". Ist das wirklich so? Worauf bezieht sich diese Wichtigkeit?
Wer hingegen den Zeitplan einhält, punktet mehrfach. Drei wichtige Nutzen lauten:
- Er vermeidet eine negative Grundstimmung. Möglicherweise fühlten sich einzelne Teilnehmer nicht respektiert und wertgeschätzt, wenn man sie warten lässt.
- Er profitiert von der Möglichkeit, jedem Teilnehmer das volle Maß an zeitlicher Aufmerksamkeit zukommen lassen zu können. Unter Umständen können eben nicht alle Personen nach hinten verlängern. Oder eventuell steht bereits ein Folgetermin an. Damit erhält er auch ein Maximum an Input.
Er stellt sicher, dass er selbst seine Zeit bestimmen kann. Wie das? Wer zu spät kommt, der ist häufig auf die Bestimmung anderer angewiesen. Stichworte: Verlängerung, zweiter Termin, zusätzliches Telefonat, etc...
Steigern Sie den Erkenntnisgewinn eines Pitch-Termins und seien Sie pünktlich.
Ihr 4. Tipp
Erstellen Sie Kurzzusammenfassungen für Ihr Team
Angebotsunterlagen umfassen schnell 50 bis 100 DIN A4-Seiten. Mitunter reichen bewerbende Unternehmen im Vorfeld Präsentations-Unterlagen mit diversen Anhängen à 40 Seiten ein.
Will sich ein fremdvergebendes Unternehmen beispielsweise drei Bewerber an einem Tag ansehen, müssten möglicherweise 420 Blatt Papier von jedem Teilnehmer studiert werden.
Es ist zu vermuten, dass möglicherweise nicht alle Personen die 420 Blatt sorgfältig ansehen und durcharbeiten. Entscheidende Aspekte bleiben unter Umständen unberücksichtigt.
Manche Einkäufer fordern, um dem entgegenzuwirken, von Bewerbern eine Management Summary im Vorfeld an. Das ist eine gute Idee.
Parallel empfiehlt es sich, im Vorfeld von mindestens einer Person aus dem Auswahlkomitee Kurzzusammenfassungen aller Angebote erstellen zu lassen.
Damit stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassungen einheitlich verfasst und nach annähernd gleichen Kriterien gegliedert werden.
Bereiten Sie Kurzzusammenfassungen für Ihre Teilnehmer vor. Das hilft Ihnen, Ihre Entscheidungen zu fundieren. Ihre Kollegen werden Ihnen dankbar sein.
Ihr 5. Tipp
Klären Sie die Technik vorab!
Die elektronischen Helferlein erleichtern uns den Alltag. Beamer, Presenter, Audio-System... die Möglichkeiten verwandeln Präsentationen in multimediale Erlebnisse.
Obwohl die Dinge alle untereinander angeblich kompatibel sein sollen, hakt es doch immer wieder.
Nehmen Sie vom Präsentierenden etwas Druck. Klären Sie die Technik vorab. Sie entlasten dadurch auch Ihren Zeitplan. Entspannter lässt sich eine gute Präsentation auch viel besser genießen.