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Fachdiskurse separat

Ihr 5. Tipp: Führen Sie Fachdiskurse separat

Pitch-Termine bedeuten viel Anspannung und Stress für alle beteiligten Personen. Manchmal neigen einzelne Teilnehmer dazu, fachliche Diskurse führen zu wollen.

Motto: "Ich challenge (neudeutsch für ich herausfordern) mal ein wenig den Dienstleister!"

Erfahrungsgemäß liefert diese Vorgehensweise in der Regel wenig gewinnbringende Resultate.

  • 1. Fall: Der potenzielle Lieferant antwortet langatmig und fachlich fundiert. Ein Teil der Zuhörerschaft vermag den Ausführungen nicht mehr zu folgen. Es entwickelt sich ein Dialog zwischen zwei Personen.

⇒ Das bringt dem Auswahlprozess keinen Nutzen.

  • 2. Fall: Der Fragesteller ist mit der Antwort nicht zufrieden und versucht fortan immer wieder, auf seinen Punkt zurückzukommen. Häufig spielen Geltungssucht und verletzter Stolz mit hinein, weil jemand sich "erdreistet", in großer Runde eine andere Meinung u. U. nachhaltig zu vertreten.

⇒ Hier liegt ein unnötiger Konflikt in der Luft.

  • 3. Fall: Die Herausforderung und der Stress erweisen sich als so groß, dass der eigentlich gute Dienstleister plötzlich nervös und unsouverän wird. Der Termin verliert an Qualität.

⇒ Meistens hilft das keiner Partei bei der Entscheidungsfindung.

Natürlich sind viele weitere Fälle denkbar. Die hier genannten drei sollen eines illustrieren:

→ Verlagern Sie fachliche Diskurse in separate 1:1-Besprechungen oder Kleingruppen. Das entlastet die Atmosphäre für alle Beteiligten. 

Achten Sie auf ausreichend Pausen!

Ihr 6. Tipp: Achten Sie auf ausreichend Pausen

Bei Pitch-Terminen versammeln sich häufig viele Personen, deren Zeit es effizient zu nutzen gilt. Nicht zu vergessen sind die damit verbundenen Kosten.

Aus diesem Grund passiert es mitunter, dass die Organisatoren möglichst viel in den Tag packen wollen. 4 Präsentationen à 2 Stunden stehen schnell auf einer Agenda.

  • Motto: "Viel bringt viel."

Besser wäre es, nur 3 Präsentationen anzusetzen und dazwischen ausreichend Raum für Pausen zu lassen. Schließlich sinkt die Konzentration der Zuhörerschaft mit jeder Runde.

Das erhöht die Qualität der Entscheidungsfindung ungemein. Außerdem nehmen Sie auf die biologischen Bedürfnisse besser Rücksicht. 

Sorgen Sie für ausreichend Pausen (mind. 15 Minuten ohne Puffer für Überziehungen) zwischen den Pitches.

Erstellen Sie Kurzzusammenfassungen

Ihr 7. Tipp: Erstellen Sie Kurzzusammenfassungen für Ihr Team

Angebotsunterlagen umfassen schnell 50 bis 100 DIN A4-Seiten. Mitunter reichen bewerbende Unternehmen im Vorfeld Präsentations-Unterlagen mit diversen Anhängen à 40 Seiten ein. 

Will sich ein fremdvergebendes Unternehmen beispielsweise drei Bewerber an einem Tag ansehen, müssten möglicherweise 420 Blatt Papier von jedem Teilnehmer studiert werden.

Es ist zu vermuten, dass möglicherweise nicht alle Personen die 420 Blatt sorgfältig ansehen und durcharbeiten. Entscheidende Aspekte bleiben unter Umständen unberücksichtigt.

Manche Einkäufer fordern, um dem entgegenzuwirken, von Bewerbern eine Management Summary im Vorfeld an. Das ist eine gute Idee.

Parallel empfiehlt es sich, im Vorfeld von mindestens einer Person aus dem Auswahlkomitee Kurzzusammenfassungen aller Angebote erstellen zu lassen.

Damit stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassungen einheitlich verfasst und nach annähernd gleichen Kriterien gegliedert werden.

Bereiten Sie Kurzzusammenfassungen für Ihre Teilnehmer vor. Das hilft Ihnen, Ihre Entscheidungen zu fundieren. Ihre Kollegen werden Ihnen dankbar sein.

Witz

Und noch etwas zum Lachen...

  • Am Check-in-Schalter: "Schatz, wir haben unseren Nachttisch vergessen." "Wieso denn das?" "Weil da die Flugtickets drauf liegen."