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Ausschreibungen vergleichbar machen mit eisq
Ausschreibungen vergleichbar machen mit eisq

So stellen Sie leichter Vergleichbarkeit her

Mit einer Ausschreibung bezwecken Organisationen vor allem eine Sache:

das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb der Anbieter zu identifizieren.

Damit das funktioniert, widmen wir uns im dritten Teil unserer Serie dem Aspekt Vergleichbarkeit herstellen.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele)Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine.

Als spezialisierte Unternehmensberatung, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt, verfügt e‌i‌s‌q über einen schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Sie als Leserin und Leser Ihres Beratungsbriefes partizipieren kostenfrei.

Ziehen Sie die Essenz aus hunderten von Ausschreibungen national wie international.  

Vendor Management, Ausschreibungen, eisq
Was soll es kosten? - Weichmacher beim Preis minimieren

So minimieren Sie Weichmacher beim Preis

Der Preis repräsentiert ein wesentliches Auswahl-Element einer Ausschreibung. Das wissen auch die Anbieter und geraten in eine Zwickmühle.

Attraktiven Preis bieten vs. eigenes Risiko minimieren lauten die beiden Stränge.

In der Praxis führt das oft zu Weichmachern in den Preiskomponenten mit durchaus skurrilen Ausprägungen.

Denken Sie an die unlesbaren kleingedruckten Passagen im Fernsehen, wenn vor allem Telekommunikationsunternehmen die neuesten Tarife bewerben. Ganz ähnlich passiert es bei Ausschreibungen. Bloß stehen dann die Weichmacher, wann der Preis nicht mehr gilt, irgendwo im Text gut versteckt.

Geben Sie deshalb ein Preisblatt vor. Definieren Sie exakt, wie Sie abrechnen möchten. Lassen Sie (möglichst) keine Alternativen zu und vor allem keine Klauseln zu.

Einzigartige Anbieter - Vergleichbarkeit sicherstellen - Alternativen minimieren
Vergleichbarkeit sicherstellen - Alternativen reduzieren, einzigartige Anbieter

Viele Alternativen reduzieren die Vergleichbarkeit

Zwei Treiber zerren an Ihrer Ausschreibung, die Vergleichbarkeit zu reduzieren.

Zunächst:

Wer an Ihrer Ausschreibung teilnimmt, will in der Regel den Auftrag haben. Er will ihr einzigartiger Anbieter sein. 

Dieses Bestreben nach Einzigartigkeit läuft konträr dem Zweck Vergleichbarkeit einer Ausschreibung.

Folglich bemühen Sie Anbieter, in ihrem Angebot möglichst viele Projektionsflächen für Besonderheiten zu liefern.

Und auch:

Häufig herrscht Unsicherheit in Unternehmen und eine bange Frage wie "Was, wenn es einen anderen, besseren Weg gibt?". Verlustängste sorgen dafür, dass Ausschreibende gezielt nach Alternativen fragen.

Ein Klassiker: Was kostet es, wenn der Anbieter es so macht und was kostet es anders.

Tipp: Merken Sie, dass Ihre Organisation noch (zu viele) Alternativen sucht, führen Sie lieber (ggf. noch) einen "Request for Information" durch. Der deutsche Titel "Basisanfrage" spiegelt in unseren Augen die Bedeutung dieser Sondierung und Einholung von Informationen nur ungenügend wider. 

Sie erhöhen die Wirksamkeit Ihrer Ausschreibung, wenn Sie Alternativen gezielt minimieren. Faustgröße: Lassen Sie nur eine Alternative zu. Bestehen Sie auf Ihrem Grundangebot. 

Vendor Management, Ausschreibungen gestalten, eisq, Checkliste
Eine Checkliste hilft, vollständige Angebote zu erhalten.

Sichern Sie sich vollständige Angebote mit einer Checkliste

Auch bei Dienstleistern arbeiten bloß Menschen. Wie leicht passiert es, im Eifer des Gefechts einen Punkt zu vergessen.

Tipp: Investieren Sie etwas Zeit und erstellen Sie eine Checkliste für Ihre Anbieter.  Welche Angaben benötigen Sie, damit die Angebote für Sie vollständig sind?

Auch Ihnen nutzt dieser Schritt, weil

  • ...Sie für sich nochmals aufführen, was Sie alles erwarten (z. B. Preisblatt, Management Summary, Angebot, Versicherungsnachweis, etc.).
  • ...Sie beim Eintreffen der Offerten mehr vollständige Unterlagen vorfinden. 
  • ...Sie einen vielversprechenden Anbieter möglicherweise nicht disqualifizieren müssen.

Die Anbieter danken es Ihnen:

  • Wenn sie auf einen Blick erkennen, ob alle Angaben vorliegen, schärft das nochmals den Blick auf Ihr Ziel. Bedenken Sie: Trotz gleicher Sprache passiert es immer wieder, dass Menschen den gleichen Text unterschiedlich interpretieren.
  • Was für die eine Person implizit selbstverständlich ist, gilt eben nicht selbstverständlich für eine andere Person.

→ So verhindern Sie auch, dass Anbieter durch unvollständige Angebote versuchen, sich einen Vorteil zu verschaffen.