Wie Sie in nur 3 Schritten den richtigen Dienstleister finden

Im ersten Schritt haben wir im Oktober aufgezeigt, welche Gedanken Ihnen im Vorfeld bei dem Auswählen helfen.

In der November-Ausgabe drehte sich alles um die Phase des Anbahnens und der Ausschreibung.

Der dritte Schritt handelt vom konkreten Tun. Es geht um das Ausprobieren der Zusammenarbeit vor dem Auftrag. Auftraggeber und -nehmer siganlisieren das Interesse, gemeinsam im Projekt voranzuschreiten.

Rein formal schließen beide Seiten dazu ein Memorandum of Understanding, kurz MOU, oder auch Letter of Intent, kurz LOI, genannt. Das deutsche Wort Absichtserklärung spiegelt den formalen Charakter eines MOU in unseren Augen ungenügend wider.

Dabei zeigt sich schnell, wie nahe beeinander oder wie weit entfernt beide Unternehmen bei einem gemeinsamen Verständnis liegen.

Wozu dient der Prozessschritt MOU überhaupt und welche Vorteile bietet er bei der Suche und Auswahl eines Dienstleisters?

1. Technisch besiegeln beide Seiten den Willen zur Zusammenarbeit.
2. Praktisch vereinbaren Auftraggeber und Dienstleister das weitere Vorgehen, einen Zeitplan dafür, eine Regelung für die Bezahlung bis Vertragsstart und ähnliche Aspekte. 
3. Konkret arbeiten die Beteiligten erstmals gemeinsam.

⇒ Ihr erster Vorteil: Nutzen Sie die Chancen des Erstellens eines MOU und probieren Sie die Zusammenarbeit konkret aus, bevor es losgeht.

Auf diese zwei Sichtweisen zum Komplex MOU treffen wir mitunter in Projekten:

• Eine Seite (in der Regel der Dienstleister) drängt auf eine unterschriebene Auftragsbestätigung ohne lästige Formalia. Manchmal notiert die Partei noch einen Satz in der Art 'wird später durch einen Vertrag ersetzt'. Faktisch schließt der Auftraggeber dann zu den Bedingungen des Auftragnehmers ab, bis er einen separaten Vertrag aushandelt.
• Andere Parteien streben anstelle eines weichen MOU zu einem verbindlicheren Vorvertrag(häufig Auftraggeber). 

Lesen Sie in den 3 folgenden Beispielen, wie Sie diese Phase geschickt für sich nutzen und den für Sie passenden Dienstleister auswählen.

Arbeiten Ihr Vendor Management-Team und die operative Projektleitung Ihres Dienstleisters mit unterschiedlichen Management-Methoden, blockiert dies mitunter das ganze Projekte.

Arbeitet eine Seite nach Management-by-System, oder auch "Führen mit Verfahrensanweisungen" genannt, und die andere Partei agil und selbstorganisiert, heißt es Handeln!

Das Management-by-System-Team strebt in der Konstellation an, tendenziell einen immer größeren Teil zu regeln, um die eigene Methodik aufrechtzuerhalten. Die agil arbeitenden Leute reagieren darauf typischerweise mit einem steigenden Bedarf an Aussprachen, um dem Formalismus zu entkommen. Sie stehen vor einem kaum oder unlösbaren Dilemma. Wie arbeiten sie flexibel und selbstbestimmt nach starren Regeln? In der Folge beschäftigen sich beide Teams häufig mit sich selbst und nicht mehr mit der eigentlichen Dienstleistung.

⇒ Unser Tipp für Sie: Wenn Sie als Vendor Manager unterschiedliche Management-Methoden feststellen, handeln Sie sofort. 

Wenn Sie warten, ob sich die Arbeitsweise im späteren Projekt angleicht, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit für Fehlschläge. Sprechen Sie umgehend an, ob und wie beide Organisationen die Management-Methoden angleichen. Im obigen Fall besteht in der Regel nur die Option, einen anderen Dienstleister zu wählen. Organisationen, die mit Verfahrensanweisungen führen, erweisen sich unserer Erfahrung nach als resistent gegenüber agilen Arbeitsweisen.

Binden Sie den Prozessschritt MOU bewusst in Ihr Vendor-Management-Team ein. Erarbeiten Sie konkrete Zeitpläne für das Aufsetzen Ihres Projekts sowie für den Vertragsprozess.

Finden Sie heraus, wie kompatibel das Verständnis am Bedarf formaler Absprachen wechselseitig ausfällt.

Damit Sie leichter nachvollziehen, was wir meinen, lesen Sie dazu dieses leicht überzeichnete Bild.  

• Eine Partei strebt danach, alles mit Heerscharen an Rechtsexperten durchzudeklinieren.
• Der anderen Seite genügen Kalendereinträge in Outlook. 

⇒ Unser Tipp für Sie: Wenn Sie feststellen, Ihr potenzieller Dienstleister arbeitet verglichen mit Ihrem Vendor-Management-Team besonders formal, prüfen Sie, ob und inwieweit Sie gegenzusteuern vermögen.

Unserer Erfahrung nach führen solche Konstellation im späteren Projektverlauf häufig dazu, dass die Projektleitung des Dienstleisters das Vendor-Management-Team steuert anstelle umgekehrt.

Auch damit Sie frühzeitig erkennen, welche Bedeutung Sie als Auftraggeber später bei Ihrem potenziellen Dienstleister genießen, eignet sich das Erstellen eines MOU.

In der Regel übergibt in dieser Phase der Vertrieb des Dienstleisters den Staffelstab des Handelns ganz oder ein Stück weit an das operative Team.

Stellen Sie als Auftraggeber nun fest, Ihr Outsourcing-Partner freut sich über den scheinbar gewonnenen Auftrag und die Bedeutung von Terminen schwindet, wissen Sie rechtzeitig woran Sie sind. Jetzt finden Sie Bestätigung für Ihren Partner oder wechseln rechtzeitig zu einem anderen Unternehmen.

⇒ Unser Tipp: Sehen Sie bewusst in Ihrer MOU-Phase operative Termine (Schulungen für Trainer, für potenzielle Mitarbeiter, IT, etc.)vor. Wenn es nun heißt, 'streben wir an' anstelle des soundsovielten, wissen Sie, woran Sie sind.