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6 Folgen für Sie

'Ihr Nutzen ist unsere Mission' - getreu unserer Mission erhalten Sie in dieser sechsteiligen Serie nützliche und praktische Hinweise, wie Sie mit guten Unterlagen bei Ihrer Ausschreibung punkten.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zu betrieblichen Routine.

Als spezialisierte Unternehmensberatung, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt, verfügt eisq über einen schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Als Leserin und Leser Ihres Beratungsbriefes partizipierenSie in kostenfrei.

Ziehen Sie die Essenz aus 100derten von Ausschreibungen inter- wie national.  

Ihre erste Folge steht im Zeichen praktischer Tipps rund um die einfachere Gestaltung.

Eine klare Gliederung beschleunigt ungemein

Von einer klaren Gliederung profitieren zwei Parteien besonders - der Autor und der Rezipient.

Tipp:Investieren Sie zu Beginn Überlegungen in Ihre Gliederung und sparen Sie damit Zeit.

Sie kommen Sie als Autor insgesamt schneller und leichter voran, indem...

...Sie zusammengehörende Punkte an einer Stelle sammeln und ausführen.

...Sie die Erstellung gezielt auf einzelne Pakete aufteilen.

...Sie das große Ganze leichter im Auge behalten und so vermeiden, wichtige Aspekte zu vergessen.

Sie vermeiden einfacher häufige Stolperfallen wie:

  • Widersprüche in einzelnen Textabschnitten mit Rückfragen im Sinne "Wie ist Seite 14, Absatz 3 im Kontext zu Seite 32, Absatz 5 zu verstehen? Was gilt?"
  • unklare Anforderungen, die in kaum zu vergleichende Angebote münden.
  • fehlende essenzielle Punkte, weil es vor lautet Bleiwüste auch intern niemandem bei Kontrollschleifen aufgefallen ist.

Rezipienten danken es Ihnen. Bedenken Sie:

  • Wenn Ihre potenziellen Anbieter schneller verstehen, worum es geht, entscheiden sie sich leichter für eine Teilnahme.
  • Klare Gliederungen erlauben es auch Ihrem Anbieter leichter, die Arbeit im Team aufzuteilen.
  • Wenn Sie eine klare Gliederung und Struktur vorleben, steigt die Chance auf eben solche Angebote, die Ihnen wiederum die Arbeit einfacher machen!

Weisen Sie gezielt Handlungsaufforderungen aus, um alle relevanten Antworten zu erhalten

Viel zu schnell gehen wichtige Fragen in einem Text unter. An vielen Stellen formulieren die Autoren sogar nicht explizit, was sie eigentlich wissen wollen.

Tipp: Weisen Sie gezielt Handlungsaufforderungen aus.

!  Rote Ausrufezeichen am Beginn stellen ein probates Mittel dar, wenn Sie spezielle Dinge erwarten.

Ihr Zusatznutzen:

Bei Ihrer internen Durchsicht erleichtern auch Ihnen rote Ausrufezeichen, auf einen Blick zu erkennen, ob Sie alles bedacht und sich auf die relevanten Punkte beschränkt haben.

 

Sie, dritte Person oder Hauptsache einheitlich

Häufig erstellen mehrere Personen im Team eine Ausschreibung. Unterschiedliche Textbausteine finden den Weg ins Dokument.

Tipp: Legen Sie zu Beginn Begriffe und vor allem die direkte Ansprache wie "wir" und
"Sie" versus dritte Person fest!

Was bringt das?

Vordergründig sichern Sie sich damit Einheitlichkeit und einen professionellen Auftritt.

Ganz konkret sorgen Sie für Klarheit.

In einem besonders krassen uns vorliegenden Fall versteht wohl bis auf den Autor kaum jemand, was und vor allem wer womit gemeint ist. Zur Illustration lesen Sie hier den simplifizierten Abschnitt:

... Wir... Telekommunikations-Dienstleister (der Auftraggeber beschreibt sich) ... Sie (der Autor spricht Rezipienten als potentielle Kunden an) ... der Anbieter soll ... als Dienstleister (das Telekommunikationsunternehmen oder der Outsourcing-Dienstleister?) ... wir erwarten von Ihnen (plötzlich wird der Rezipient als Anbieter direkt angesprochen) ... Unternehmen sollen darlegen (Rezipienten sind plötzlich im Plural und in der dritten Person) ...

Nutzen Sie Vorlagen weise

Vorlagen dienen dazu, schneller voranzukommen. Vorlagen sorgen aber auch dafür, dass sich Menschen mit unnützen Dingen aufhalten.

Tipp: Nutzen Sie Vorlagen weise und formulieren Sie im Zweifel neu! Das bringt Sie schneller voran.

Diese oder eine ähnliche Situation kennt wohl jede Person. Um eine gestellte Aufgabe zu lösen, sucht man nach Anregungen oder gar Vorlagen. Nach einer halben Stunde Recherche findet man endlich eine in etwa passende Textpassage. Anschließend müht man sich eine Stunde mit der Umformulierung der Sätze und stellt fest, das man nicht wirklich zufrieden mit dem Ergebnis ist.

Hätte man sich gleich hingesetzt und den Absatz getippt, wäre man nach 15 Minuten fertig gewesen.

So ähnlich verhält es sich mit den vielen Vorlagen im Internet für Ausschreibungen. Wirklich passend ist keine. Nutzen Sie die Funde daher als Anregung. Gleichen Sie z. B. ab, ob in Ihrer Gliederung noch ein Punkt fehlt. 

Wussten Sie schon?

  • Ihre spezialisierten Berater von eisq führen jedes Jahr mehrere Ausschreibungen durch.
  • Ihre Profis von eisq sorgen für professionelle Unterlagen in Deutsch oder Englisch.

Sie profitieren von dem Know-how und gelangen mit uns schneller, kostengünstiger und vor allem sicherer zum für Sie besten Partner.

Wir lösen Ihre schwierigen Probleme.

Sourcing Services 2.0 seit 2009.