Ihr 13. Tipp

Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Schulungsrechnungen lauten:

  • Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work-Force-Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
  • Wer trägt wofür die Kosten?
  • Wer veranlasst Schulungen?
  • Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
  • Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?

Damit Vendor Managerleichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lesen Sie diese 5 bewährten Ratschläge.

  1. Vereinbaren Sie Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme.
  2. Stimmen Sie ab,wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halten Sie jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
  3. Klären Sie jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen. Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug43%!
  4. Halten Sie einvernehmliche Verschiebungen in einer separaten Datei fest. So verhindern Sie, dass Sie mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlen.
  5. Nutzen Sie, wenn bei Ihnen die Zeit knapp wird, die Profis von e‌i‌s‌q.

Ihr 14. Tipp

Rechnen die Unternehmen überhaupt vertragskonform ab?

Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing-Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.

Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage: Ist das vertragskonform?

Checks, die Berater von e‌i‌s‌q für Klienten durchführen, zeichnen ein klares Bild. Oftmals vergessen die operativen Vertreter von Auftragnehmer und Auftraggeber die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert. Die Bandbreite für Beispiele ist groß:

  • Vertragliche Termine für Reporte, Rechnungen, Leistungsnachweise weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwendigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags- Storno- und Schlussrechnungen. Das bereitet wederbuchhalterisch noch im Sinne einer Leistungskontrolle Freude.
  • Leistungen, die im Vertrag anders definiert sind, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab. Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
    Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: „Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.“ Mehr bezahlt und falsche Daten.
  • Kosten erfahren falsche Zuordnungen. Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  • Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach. Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3!

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, nutzen Sie diese drei erprobten Kniffe:

  1. Konsultieren Sie lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleichen Sie die Positionen ab.
  2. Wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
  3. Wenn Sie feststellen, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen,aktualisieren Sie den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage.

Profitieren Sie von einem Expertenblick von außen.

Ihre Berater liefern Ihnen kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf Sie bei der nächsten Vertragsgestaltung achten sollten, damit Ihre Arbeit leichter wird.

Ihr 15. Tipp

Schützen Sie sich vor Routine – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie erledigen, immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsummieren.

… und kostet gleichzeitig.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren so lange, bis sie ohne Nachdenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

  1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
  2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
  3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator vor Betriebsblindheit als der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

  1. Wechseln Sie sich mit Kollegen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe der Rechnungsprüfung für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
  2. Durchbrechen Sie bewusst Ihre Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen Ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, können auch Sie sich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit. Nutzen Sie beispielsweise ein neues Tabellenblatt, bauen Sie eine Formel neu, vergleichen Sie andere Zahlen…
  3. Profitieren Sie von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister mit e‌i‌s‌q. Ihr Nutzen ist unsere Mission.

Ihr 16. Tipp

Stimmt die periodengerechte Zuordnung?

Ihr 4. Tipp reißt das Thema „periodengerechte Zuordnung“ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert dieser Tipp für Sie relevante Punkte.

Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen? Als periodenfremd bezeichnen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen.

Wem jetzt „Rechnungsabgrenzungsposten“ und „Buchhaltung“ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.

Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar „Leistungszeitraum = April“, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.

Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz „optimieren“. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.

Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:

  • Checken Sie die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität mit Ihren eigenen Daten.
  • Durchforsten Sie akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
  • Fordern Sie fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
  • Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich selten auf den ersten und zweiten Blick.

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Ihr 17. Tipp

Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?

Rechnungsbücher entstehen mitunter auch, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen usw. Die Liste möglicher Auslagen beinhaltet noch mehr Punkte. Auf den ersten Blick dienen viele der sogenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck.

Erfahrene Dienstleistersteuerer wissen, dass diese Leistungen mitunter auch mehr als ein nettes Zubrot für den Outsourcing-Partner darstellen. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen oder sogenannten Handlingfees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für Ihren Partner im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?

Auch wählen Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Wegfür den Auftraggeber, sondern für sich. Der Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für den Kunden mit der Deutschen Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit. Durchlaufposten entwickeln sich so schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock.

Als Vendor Manager, der diese Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen Ihnen fünf konkrete Schritte:

  1. Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme, lohnt genaues Hinsehen.
  2. Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit die Auslagen. Damit signalisieren Sie zweierlei: Sie zeigen einerseits, dass Sie genau hinsehen. Andererseits nutzt das genaue Beschäftigen beispielsweise mit der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
  3. Nutzen Sie als Benchmark die eigene Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen. Liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über denen in Ihrem Haus, holen Sie die entsprechende Leistung zu sich.
  4. Setzen Sie ein Zubrotnur punktuell ein. Wenn Sie wissen, dass Ihre Agentur an einem Druckauftrag zusätzlich mitschneidet und Sie eine einmalige Belohnung ausschütten wollen, ist das eine Sache. Tun Sie das regelmäßig,entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei Ihrem Dienstleister.
  5. Identifizieren Sie Schattenbereiche einmal jährlich. Das umfasst Einheiten, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in Ihrem Unternehmen parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt auf Dauer Ihre gesamte Organisation. Das Unternehmen im Unternehmen bremst und sorgt für Risiken.

Rechnungen gezielt prüfen oder die Profis von e‌i‌s‌q nutzen. Zahlen Sie nur so viel, wie wirklich vorliegt. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter.

Ihr 18. Tipp

Wann prüfen Sie die Rechnung Ihrer Dienstleister?

Tagesgeschäft, Termine, Meetings mit Kollegen… Der Terminplan von Partner Managern, Outsourcing-Koordinatoren oder auch Dienstleistersteuerern weist selten Lücken auf. Meist landet das zu prüfende Rechnungsbuch monatlich auf der To-do-Liste. Dass sich Prioritäten aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört zur Regel. Im Manager-Sprech heißt das „Plan trifft Realität“.

In der Praxis beobachtet e‌i‌s‌q diese Folgen:

  • Rechnungen zeichnet der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich das nicht mehr guten Gewissens beantworten.
  • Der Check der Zahlen wandert in Randstunden. Zeiten, in denen die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit bei Normalsterblichen sinkt.
  • Die Qualität der Rechnungsprüfung leidet. Die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich auch in diesem Fall nicht guten Gewissens beantworten.
  • Die Rechnungsprüfung mutiert zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Auch in diesem Fall steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen. Die Frage, ob Ihr Unternehmen zu viel bezahlt, ist nicht fundiert zu beantworten.

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen zig Websites.

Stattdessen helfen uns und e‌i‌s‌q-Klienten diese vier Fragen:

  • Wie viel Puffer planen Sie sich für das Prüfen der Rechnungen in Ihrem Kalender ein? Legen Sie im Zweifel lieber eine (Zeit-)Schippe drauf. Mehr Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führt in der Regel zu mehr Fehlern.
  • Wie verteilen Sie die Arbeit mit Ihren Kollegen? Besteht die Möglichkeit, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen? Sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise mit Kollegen abzulösen, empfiehlt e‌i‌s‌q ausdrücklich.
  • Wie sehr setzen Sie interne und externe Zeitlinien unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität Ihrer Arbeit darunter. Bedenken Sie auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe ein Instrument im Vendor Management ist. (Tipp: Besuchen Sie dazu Modul I der Ausbildung Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation.)
  • Steht Ihnen für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch ausreichend Zeit zur Verfügung? Fehlt die Kapazität, reorganisieren Sie Ihr Dienstleistermanagement. Als spezialisierte Unternehmensberatung findet e‌i‌s‌q die für Sie funktionierende Lösung.

Ihre Profis von e‌i‌s‌q helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.